의견 표명자 기업가 공헌자는 자신입니다.

데이터는 모든 조직의 생명선입니다. 그것이 자유롭게 흐를 때, 사업은 성장하고, 새로운 고객을 적립하고, 미래를 대비할 수 있습니다. 제약이 있으면 정체가 시작됩니다. 시간과 돈이 낭비되고 새로운 기회가 사라집니다.

많은 기업에서 중요한 데이터가 인쇄된 페이지에 잠겨 있거나, 상자에 저장되거나, 사무실 밖에 있는 누군가의 책상에 놓여 있습니다. 많은 사람들이 정보를 전자 형식으로 다시 변환하여 공유, 분석, 처리 및 대응을 더 쉽게 수행할 수 없으면 정보를 배포하는 것은 어렵습니다.

이러한 시대 지연 관행은 지능형 문서 관리의 채택을 촉진합니다.

기존 문서 관리가 부족한 이유

문서 관리는 얼마 전부터 있었습니다. 일반적으로 사무소의 모든 종이를 스캔하여 회사가 무엇을 갖고 있는지 이해하고 유지하는 방법을 결정하고 다른 직원이 정보를 검색할 수 있도록 인덱싱 시스템을 개발합니다. 하는 것을 가리킵니다.

이전에는 기업이 수동으로 문서를 인덱싱했습니다. 즉, 인간이 종이 한 장을 보고 벤더 이름과 계좌 번호를 좁히고 데이터베이스에 입력했습니다. 그런 다음 광학 문자 인식(OCR)을 사용하여 인덱싱을 지원했습니다. 이것은 소프트웨어가 각 문자가 무엇인지 파악하려고 할 때입니다. 예를 들어 기계가 송장의 6자리를 읽고 123456이라는 숫자를 찾습니다. 문제는 ‘6’이 ‘b’처럼 보이는 것입니다. 정확도는 높지 않습니다.

전통적인 문서 관리는 중요한 측면에서 불충분합니다. 정보는 워크플로에 삽입된 경우에만 유용합니다. 여기서 지능적인 문서 관리의 출처이며 디지털 변환에 필수적입니다.

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정보 관리로 이동

지능형 문서 관리는 정보 관리를 가능하게 하기 때문에 문서를 스캔하는 좋은 방법 이상입니다. 지능형 덕분에 지능형 문서 관리는 자동화된 분류, 라우팅, 측정, 모니터링 및 인공지능(AI)을 활용한 멀티채널 정보 관리를 제공합니다.

자동 분류는 스캐너가 AI를 배포하여 페이지에 무엇이 포함되어 있는지 지능적으로 판단하고(예: 선하 증권 및 송장 인식) 분류하는 것을 의미합니다.

그런 다음 회사의 내부 워크플로에 따라 역할과 규칙의 조합에 따라 문서의 전자 버전을 적절한 담당자에게 전달합니다(예: 회계 담당자의 메리는 10,000달러 이상의 모든 인보이스를 승인이 필요하며 5,000달러 미만의 송장은 회계사무소로 보내집니다.) 프레드). 승인은 동시 발생하거나 엄격한 순서를 따를 수 있습니다.

모니터링은 필수적입니다. 메리가 휴가에 2주 동안 부재하고 송장을 지불해야 하는 경우에는 어떻게 됩니까? 지정된 담당자에게 전송해, 처리할 수 있도록(듯이) 합니다. 또한 전체 프로세스를 모니터링하고 경영진에게 보고합니다.

마지막으로 지능형 문서 관리는 공급업체에서 한 장의 종이든 주문 관리 시스템에서 생성된 선하 증권이든 다중 채널 정보를 지원합니다. AI는 데이터가 올바르게 수집되고 적절한 워크플로를 통해 라우팅되도록 합니다.

지능형 문서 관리는 문서 처리의 약 90%를 컴퓨터에서 처리합니다. 이렇게 하면 관리 시간이 단축되고 인적 오류가 제거되고 비용이 절감됩니다.

지능형 문서 관리 시작

지능형 문서 관리의 첫 번째 단계는 현재 워크플로를 완전히 문서화하는 것이라고 생각합니다. 정보 관리 IT 경험뿐만 아니라 경험. 이를 비즈니스 프로세스 분석(BPA)이라고 하며 비즈니스가 어떻게 진행되는지 확실히 파악하는 것이 필수적입니다. 또한 재무 부서, 인사 부서 등에서 미래의 엔터프라이즈 콘텐츠 관리(ECM) 이니셔티브를 구축한 경험이 있는 것은 최종 결과를 필요한 기능을 갖춘 지속 가능한 솔루션으로 만들고 싶을 때 중요합니다.

그런 다음 무엇을 디지털화할지 결정해야합니다. 대부분의 조직은 필요 이상의 문서를 저장합니다. 특정 유형의 정보를 보호하는 새로운 개인정보 보호법과 요구사항을 고려하면 이 시나리오는 불필요한 위험을 초래할 수 있습니다.

디지털화를 시작하기 전에 문서 감사가 필요합니다. 예를 들어 직원 계약과 같은 문서는 보존 요구 사항 내에 있거나 더 이상 유지할 필요가 없습니까? 후자의 경우 문서를 삭제하는 것이 좋습니다. 또 다른 고려사항: 스캔된 페이지당 비용이 많이 들기 때문에 감사는 비용 효율성을 높입니다.

그런 다음 현재 및 미래 직원이 정보를 쉽게 얻을 수 있도록 문서를 파일링하기 위한 콘텐츠 로드맵을 만들어야 합니다. 자유의 여신의 사진이 있습니다. 동상, 국가 상징, 뉴욕시의 관광 명소 또는 프랑스의 선물로 어떻게 분류해야합니까?

성공적인 결과를 보장하고 잘못된 기술 투자를 할 위험을 없애기 위해 협력하는 공급업체를 선택해야 합니다. 종종 기업은 DIY (DIY) 접근 방식의 노력과 복잡성 수준을 과소 평가합니다.

많은 캡처 시스템은 유사한 기능을 제공하지만 이러한 사용 경험은 공급업체의 영향을 받을 수 있습니다. 벤더는 중요한 문서 감사를 기꺼이 해 줄 것입니까? 벤더는 시스템이 진정한 잠재력을 발휘할 수 있도록 워크 플로를 문서화하는 힘든 작업을 기꺼이 수행합니까? 서비스 수준 계약 (SLA)을 제공하여 회사에 책임을 질 수 있습니까?

적절한 비용으로 적절한 솔루션을 얻는 것은 모든 고려 사항에 중요합니다. 지능형 문서 관리 제공업체는 고급 교육을 받고 인증된 전문가가 수행하는 사전 분석에 요금을 부과합니다. 이에 따라 플랫폼을 사용하기 위한 월별 구독 요금과 특정 요구사항을 구현하기 위한 맞춤 요금이 발생합니다. 시스템에 파일을 추가하는 경우 이러한 스캔, 추출 및 인덱싱에 요금이 부과됩니다.

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분석이 제대로 수행되면 현재 비용, 병목 현상이 어디에 있는지, 위험과 효율성이 어디에 있는지, 개선에 얼마나 걸리는지 알 수 있습니다. BPA는 사실에 따라 헤드업 결정을 내릴 수 있는 정량적 회수 기간을 제공합니다.

지능형 문서 관리 시스템으로 전환하면 투자에 대한 이익을 신속하게 얻을 수 있으며 미래에 배당금을 지불할 수 있습니다. 그러나 입력된 모든 정보를 자체 워크플로우에 매핑하여 수동 개입을 최소화하여 처리할 수 있게 하면 시간과 돈을 절약할 수 없습니다. 이를 통해 빠른 속도의 경제에서 성공하는 데 필요한 민첩성을 회사에 확보할 수 있습니다.

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