고립된 상태로 운영되는 기업은 없으며, 혼자 운영되는 기업은 거의 없습니다. 개인 사업주라도 고객과의 조정이 필요할 수 있습니다. 비즈니스는 한마디로 협업입니다. 다른 사람들과 협력하면 회의가 필요합니다. 또한 회의는 일정과 생산성을 낭비할 수 있습니다. 또는 회의를 극대화하면 공동 작업자와 동일한 페이지에 있는지 확인하고 문제를 해결하고 프로젝트의 실행 가능한 계획을 만들 수 있습니다.



캘린더 – 캘린더

대부분의 사람들은 ‘이메일이었을 수 있다’는 은유로 알려진 회의를 경험했을 수 있습니다. 그들은 명확한 방향성이없는 것처럼 보이고 그룹이 함께 바퀴를 회전시킵니다. 이것은 참가자가 탈선하거나 단순히 회의 내용이 중복이기 때문입니다 가능성이 있습니다.

대신 할 수있는 작업에 대해 조용히 강조하면서 1 시간 동안 앉아있는 것은 기분이 좋지 않습니다. 포장된 캘린더는 어디에나 있습니다. 시간을 낭비하는 회의를 원하거나 그럴만한 사람은 아무도 없습니다. 팀이나 고객과의 정기적 또는 정기적 인 체크인을 담당하는 경우 모든 관계자는 작업을 지원하는 부드럽고 효과적인 회의를 운영해 주셔서 감사합니다.

탁월한 회의는 참가자들이 막힌 점을 해결하고, 팀원들이 동일한 인식을 가지고, 프로젝트의 다음 단계를 명확히 하며, 일반적으로 시간과 에너지를 절약하는 데 도움이 됩니다. 회의를 신중하게 계획하고 그 계획을 고수함으로써 팀 구성원은 대면 시간을 최대한 활용할 수 있습니다.

때는 돈이 많고 그에 따라 예산 회의 시간이라는 것을 잊지 마십시오.

팀 회의 일정의 빈도와 시간을 정기적으로 평가하는 것이 중요합니다. 스스로 물어보십시오 :

궤도를 타려면 매주 또는 격주 대면이 필요합니까?

임박한 우려를 해결할 필요가 없다면 일부 회의를 건너 뛸 수 있습니까?

회의를 개최하면 팀의 생산성에 어떤 영향을 미칩니 까?

팀이 만남이 필요한지 평가합니다.

미팅, 특히 입장 미팅은 모두가 함께 계속 진행하기 위해 필요하다는 생각에 얽매이지 않도록 하십시오. 경우에 따라 메일이 참일 수 있습니다. 언제 어떻게 회의를 할지 생각하면 비즈니스의 상당한 비용 절감으로 이어질 수 있습니다. 회의 중 모든 사람의 시간에 대해 요금을 지불하는 것을 잊지 마십시오. 또한 불필요하게 회의를하면 작업의 생산적인 시간이 손실 될 수 있습니다. 계산기를 꺼내 매주 회의 시간에 대한 회사 지출 수치를 계산하는 것이 현명할 수 있습니다.

명확한 회의 의제를 준비하고 일을 계속합시다.

당신과 당신의 팀이 가상이든 대면이든 모임이 합법적이라고 판단하면 명확한 행동 계획을 세우는 것이 필수적입니다. 각 회의 전에 무엇을 달성하고 싶은지 누가 참여해야 하는지, 어떻게 시간을 구성하는지 명확히 합니다. 시간을 할애할 필요가 없는 경우 팀원 참석을 요청하지 마세요. 각 회의에 대한 의제를 작성하고 공유하고 이를 보호하는 것이 필수적입니다.

퀄케어 얼라이언스 네트워크의 아넷 카티노 최고경영자(CEO)는 뉴욕 타임즈에게 “눈앞에 의제가 없으면 나는 떠나겠다”고 말했다. “의제를 가르쳐 주세요. 만약 내가 거기에 앉을 생각은 없어. .”

회의를 최대한 활용하기 위한 팁

사전에 계획을 세우면 모든 관계자가 무엇을 기대해야 하는지 이해하고 토론을 둘러싸고 모든 시간을 절약할 수 있습니다.

여기에서는 고객과 팀이 효율성을 확보하고 공동 작업 시간을 최대한 활용할 수 있도록 오늘부터 실천할 수 있는 5가지 팁을 소개합니다.

1. 모이기 전에 팀이 회의 의제를 사용할 수 있도록 합니다.

잘 생각한 회의 의제는 효과적인 팀 협업의 핵심입니다. 이것이 성공에 깜박이고 부드러운 성능의 무대를 설정하는 가이드라고 생각하십시오. 의제는 누가, 왜, 무엇을, 어떻게하는 중요한 정보를 포함해야합니다.

팀은 누가 참석하는지 알아야 합니다. 대화에 대한 기여에 대한 기대를 각 참석자에게 알립니다. 또한 입회의 경우에도 명확한 목표를 설정해야 합니다. 팀의 문제점은 무엇이며 이 기간 동안 어떻게 처리하나요? 큰 ‘W’ 질문에 대답할 수 없는 경우 백업하는 것이 좋습니다. 팀이 만날 필요가 있는지 평가합니다.

의제는 설명이나 지시의 단락을 포함하여 완전히 고기화된 문서일 필요는 없다. 대신, 처리해야 할 항목을 합리적인 순서로 식별하고 각 포인트에 누가 기여하도록 초대되었는지 확인하십시오. 경우에 따라 대본에서 벗어날 수 있지만 명확한 개요를 작성하여 모든 사람이 작업에 참여할 수 있습니다.

2. 회의 의제를 사용하여 작업을 계속하고 효율성을 보장합니다.

회의를 최대한 활용하려면 모든 참가자가 미리 의제 사본을 받는 것이 중요합니다. 가능하다면 의견이나 질문에 충분한 시간을 할애하십시오. 팀이 사전에 계획을 개선하는 데 도움이 될 수 있음을 알 수 있습니다.

전통적인 실제 상점을 운영하는 경우 회의 전에 의제의 하드 복사본을 배포할 수 있습니다. 그러나 그것은 하이브리드 또는 원격 모음에 대한 실행 가능한 옵션이 아닙니다. 모든 의제 문서를 전자 메일로 보내는 것은 가능한 해결책입니다. 또는 처음부터 끝까지 프로세스를 정리하는 데 도움이 되는 기술 도구를 고려할 수도 있습니다.

회의를 극대화하는 한 가지 기술 도구 옵션은 Fellow입니다. Fellow 소프트웨어에는 회의 템플릿이 포함되어 있으므로 의제를 정리할 때 빈 페이지로 시작할 필요가 없습니다. 또한 의제를 통해 팀은 책임을 다하고 중요한 결정에 대한 정보를 얻을 수 있습니다. 팀에 다기능 도구를 제공하는 것은 모두가 동일한 인식을 갖고 필요와 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있는 한 가지 방법입니다.

3. 일에 집중하고 흩어지는 것을 줄입니다.

문화에 따라 팀 참여를 유지하기 위해 회의에 약간의 향신료를 추가하고 싶을 수 있습니다. 하지만 그렇게 하려면 모든 사람이 집중하고 작업에 집중할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 모두가 공헌할 수 있는 공간을 확보하고 문제점과 문제점을 해결하기 위해 노력하십시오.

회의를 운영하는 경우 운영자 역할을 수행하도록 노력하십시오. 개방적인 커뮤니케이션을 촉진합니다. 회의를 다음 의제 항목으로 옮기거나 리디렉션할 때가 오면 개입할 수 있도록 준비하십시오. 목록을 확인할 때는 커뮤니케이션, 브레인스토밍 및 해결 리듬을 고수하십시오.

어디에서 막혔는지, 특정 지점에 대해 무엇을 처리해야 하는지 이야기합니다. (일정 및 회의 길이를 고려하여) 팀에 합리적인 시간을 주어 접근 방식에 대해 논의한 다음 계속하기 전에 이를 해결하기 위한 전략을 결정합니다. 무언가가 작동하지 않으면 나중에 다시 방문할 수 있습니다.

4. 메모를 취하고 적극적으로 듣는 것이 좋습니다.

회의는 팀이 협력하여 장애물을 극복할 수 있는 좋은 기회가 될 수 있습니다. 잘 생각해 계획을 세우고, 그 계획에 고집해, 참가자가 과제와 해결책을 꺼낼 수 있게 하면, 직장에서 기적을 일으킬 수 있습니다.

적극적으로 듣기(이해하기 위해 듣기 vs. 응답하기 위해 듣기)와 같이 팀을 지도하고 적절히 메모를 취함으로써 참가자는 대면 회의에서 얻을 수 있는 이점을 최대한 에 활용할 수 있습니다.

필적이든 디지털 장치이든, 어떤 방식으로든 메모하면 팀 구성원이 다음 단계 및 기타 작업 항목을 기억할 수 있습니다. 온라인으로 회의를 할 경우 중요한 회의에 대한 디지털 기록을 만드는 것을 고려하십시오. 참석자는 나중에 비동기적으로 세부 정보를 볼 수 있습니다.

5. 글머리 기호를 실행으로 옮깁니다.

팀을 모을 때는 시간을 최대한 효율적으로 사용하고 싶습니다. 따라서 회의에서 계획과 다음 단계를 수행할 수 있도록 하십시오. 각 세션이 끝나면 요약하고 각 관련 주제를 신속하게 요약하고 팀이 문제를 해결하는 방법을 간략히 설명하고 누가 무엇을 담당하는지 명확히 할 수 있습니다.

회의를 최대한 활용하려면 회의 자체를 진행하면서 이를 각 의제 항목에 통합할 수도 있습니다. 모든 사람이 (회의실이든 가상 회의 공간이든) 테이블을 떠나 앞으로 나아가기 위해 취해야 할 행동을 명확하게 이해해야합니다. 각 참석자가 다음에 무엇을 해야 하는지 이해하고 회의를 나중에 하면 프로젝트 진행에 따라 시간과 에너지를 크게 절약할 수 있습니다.

귀하와 귀하의 팀이 대면, 원격 또는 하이브리드로 작업하는지에 관계없이 미팅은 매주 또는 매월 일정의 주요 요소가 될 수 있습니다. 협력해야 하며, 대면으로 하는 것이 최선의 방법일 수도 있습니다. 이러한 단계를 통해 온라인 또는 대면에서 부드럽고 생산적인 회의를 확보하고 자신과 팀 구성원의 시간을 낭비하지 않도록 도와줍니다.

즉, 훌륭한 회의에는 처음부터 끝까지 명확한 의사 소통이 필요합니다. 회의를 해야 하는지, 그리고 그 과정에 빠뜨릴 수 없는 것은 누군가를 평가하는 것으로 시작합니다. 간결한 회의 의제로 대처해야 할 점을 명확하게 개설합니다. 회의 흐름을 유지합니다. 다음으로 무엇을 해야 하는지 모두가 파악하고 있는지 확인합니다. 약간의 추가 계획과 준비를 통해 팀은 시간, 비용 및 스트레스를 크게 절약 할 수 있습니다.

주요 이미지 크레딧: Jopwell; Pexels.com. 감사합니다!

포스트 캘린더 가득? 회의를 최대한 활용하는 다섯 가지 방법은 캘린더의 시작 부분에 등장했습니다.

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