이메일에 너무 오래 걸리셨습니까?

매일 수십억 통의 메일이 송신되고 있기 때문에, 많은 사람이 메일을 읽거나 회신하는 것으로 스트레스를 느끼고 생산성이 저하하고 있다고 느끼고 있는 것은 당연한 일입니다.

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사실, 이메일은 우리의 일상적인 커뮤니케이션의 다양하고 필수적인 부분입니다. 그들은 고객 서비스부터 사내 협업에 이르기까지 모든 면에서 우리를 지원합니다. 그러나 전반적으로 전자 메일은 반동적 인 작업이며 우선 순위가 높은 작업에서주의를 기울일 수 있음을 부인할 수 없습니다.

마케터에게는 메일 마케팅 자동화 소프트웨어 이로 인해 이메일 처리 시간이 크게 효율화되었습니다. 그러나 어떻게 고객, 고객 및 동료와의 커뮤니케이션과 관련된 이메일에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니까?

유용한 5가지 실용적인 팁을 살펴보겠습니다. 이메일로 생산성 향상.

1. 메일 검사 경계 설정

언제나 메일에 신경이 쓰이는 것은, 당신만이 아닙니다. 최근 설문조사에서는 30% 원격 작업자 4명이 소셜 미디어나 집의 산만을 확인하는 것보다 작업 이메일을 받음으로써 워크플로를 혼란스럽게 만들었습니다.

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이메일로 쓸데없는 시간을 보내는 것은 쉽습니다. 아래의 힌트를 참고로, 몇개의 경계를 설정해, 자제심을 작동시켜 보세요.

알림 끄기

즉시 회신 할 필요가없는 이메일에 회신하기 위해 몇 번 작업을 중단 했습니까?

메일은 반동적입니다. 그 “딘”을 듣자마자, 우리는 생각의 흐름을 잃습니다. 알림을 끄면 산만함을 방지할 수 있습니다.

“그러나 중요한 이메일을 놓치면 어떻게 될까?”라고 묻는 것이 들립니다. 좋은 –

받은편지함을 정기적으로 확인

이메일로 언제든지 즉시 대응할 수 있어야 한다는 생각을 버리십시오. Adobe에 따르면, 59% 직장 이메일은 실제로 유용합니다.그냥 다른 연구 보고서 41% 동료 중 한 명은 1시간 이내에 메일을 반환할 것으로 기대합니다. 나머지 59%는 기꺼이 기다리고 있습니다.

워크 플로우 다이어그램 작성을 고려하십시오 (자유롭게 사용하십시오. 워크플로 템플릿) 워크 플로를 문서화합니다. 이렇게 하면 메일 확인에 가장 적합한 시간을 확인할 수 있습니다. 우선순위가 높은 프로세스 중에 메일 검사 일정을 설정하는 것은 피하고 긴급 메일을 받은 경우에만 일정을 중단해야 합니다(물론 즉시 회신해야 함).

일반적으로 하루에 세 번씩 메일 확인을 예약하는 것이 좋습니다. 아침에 한 번, 점심 전후에 한 번, 하루의 끝 근처에 한 번.

모든 이메일에 회신하지 않음

진지하게 모든 이메일에 회신이 필요한 것은 아닙니다. 묻지 않은 판매, CC가 있는 이메일, 한마디로 답장 – 중요하지 않은 경우 이메일을 보관 또는 저장소에 넣습니다. 보내는 이메일 수가 많을수록 더 많은 이메일을 받을 수 있습니다.

2. 템플릿 만들기

여러 번 만든 메일이 여러 개 있습니다.매번 처음부터 이러한 이메일을 만드는 대신 만들어 보시겠습니까? 메일 템플릿?

기업은 항상 템플릿을 카피 라이팅 도구로 사용합니다. 동료 이메일의 경우 일반적인 회신 중 하나를 입력하여 템플릿에 저장하면 됩니다.

예를 들어 동료 요청을 처리하는 데 사용할 수 있는 템플릿은 다음과 같습니다.

안녕하세요 [Name],

이메일 주셔서 감사합니다. 문제 없습니다. [time/date].

급한 경우는 알려주십시오. 가능한 한 빨리 발송할 수 있도록 하겠습니다.

존경,

[Your Name]

템플릿의 이름을 지정하고 분류하고 필요에 따라 업데이트/삭제하는 것을 잊지 마십시오. 구성되지 않은 템플릿 폴더를 검색하면 처음부터 메시지를 만드는 데 걸리는 시간이 걸립니다.

또한 이메일 마케팅 템플릿을 만들면 시간을 크게 절약할 수 있습니다.최근 정보에 따르면 리트머스 신고, 메일 디자인 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나입니다. 메일 마케팅.

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많이 있습니다 무료 메일 템플릿 뉴스레터나 프로모션 등을 만드는 데 소요되는 시간을 줄이는 데 사용할 수 있습니다. 최고의 메일 작성기 도구는 메일 템플릿을 완전히 사용자 정의 할 수있게하고 브랜드 일관성을 높이고 메일 작성 시간을 단축합니다.

3. 메일은 짧게 한다

이메일은 화려하고 정교한 설명의 장소가 아닙니다. 긴 텍스트의 텍스트 블록은 읽기가 어렵고 오해를 초래할 수 있습니다. 아마도 귀찮은 왕래가 필요할 것입니다.

메일은 명확하고 간결하게 하고, 다음에 무엇을 하고 싶은지를 간단하게 설명합니다. 이렇게 하면 명확성을 위해 이메일을 다시 보낼 가능성이 줄어듭니다. 그렇게 말하더라도, 메일 개인화 여전히 중요하기 때문에 친절하고 예의 바르게하는 것을 잊지 마십시오.

4.받은 편지함의 혼잡을 줄입니다.

“받은 편지함 실명”은 소비자에게 영향을 미치는 현상만이 아닙니다. 관련없는 업무용 메일을 대량으로 수신하는 것에 익숙한 경우 (특히 메일을 읽지 않은 상태로 분류하지 않고 방치하는 경우), 중요한 메일을 실수로 놓칠 가능성이 높아집니다. 합니다.

마찬가지로, 필요한 이메일을 찾는 것은받은 편지함의 양이 증가함에 따라 점점 좌절합니다. 파고들 수도 있습니다.

의 조사에 따르면, 메일 관리자73%의 사용자가 특정 이메일을 찾는 데 너무 오래 걸린다고 생각합니다. 56%의 사람이 메일을 찾는 것이 귀찮다고 느끼고 70%의 사람이 그것이 생산성의 가장 큰 낭비 요인 중 하나라고 생각합니다.

출처

스트레스가 많은 비생산성을 줄이기 위해 이러한 받은 편지함의 구성 및 위생에 대한 모범 사례 중 일부를 따르십시오.

폴더 만들기

폴더를 만들 수 있습니다 (또는 라벨 Gmail을 사용하는 경우)를 클릭하여 메일을 분류합니다. 기본 및 하위 카테고리를 확인하고 메일을 가장 적합한 폴더로 분류합니다.

필터 사용

전자 메일 필터는 미리 정의된 규칙에 따라 수신 전자 메일을 자동으로 관리합니다. 메일을 특정 주소에서 아카이브로 이동하거나 특정 키워드가 포함된 메일을 특정 폴더로 이동할 수 있습니다.

메일 필터는 if-then 구성으로 생각할 수 있습니다. 예:

  • 만약 client-email@gmail.com에서 ‘질문’이라는 제목의 이메일을 받게 됩니다. 그럼 메일을 클라이언트 폴더 + 스타로 보내기
  • 만약 my-friends-email@outlook.com에서 이메일을 받고, 그럼 이메일을 ‘개인용’ 폴더로 보내기
  • 만약 nuisance-email@gmail.com에서 이메일을 받고, 그럼 이메일을 내 병에 직접 보내기

읽은 메시지를 받은편지함에서 이동

모든 수신 메일이 필터링 기준을 충족하는 것은 아닙니다. 관련이 없거나 분류할 수 없는 읽은 메시지를 받은편지함에서 보관 또는 보관 폴더로 이동하는 습관을 갖습니다. 메시지가 중요한지 여부를 기억하기 위해 메시지를 다시 읽을 필요가 없습니다.

불필요한 목록에서 등록 취소

읽지 않은 수 마케팅 메일 받은 편지함에 뉴스 레터가 있습니까?

우리 중 많은 사람들이 블로그를 구독하는 것만으로 블로그에서 이메일을 전혀 열지 않습니다. 확실히, 우리는 그들의 회신에 시간을 소비하지 않습니다. 뉴스레터그러나 우리 메일 더미를 이동하는 데 시간을 보냅니다.또한, 만약 당신이 52% 직장에서 몇 시간마다 개인 메일을 확인하고 있음을 인정하는 사람 중에서 “다음 여름 방학의 30 % 할인”이라는 제목의 메일이받은 편지함에 팝업 표시되면 흩어져 버리는 경향이 있습니다.

출처

냉혹해지고 관련되지 않은 이메일의 등록을 취소하십시오. 직장과 관련이 없는 메일링 리스트(그러나 여전히 좋아요)의 경우 필터를 사용하여 다른 폴더로 직접 보냅니다. 다른 부재 중 이메일 주소를 만드는 것도 고려할 수 있습니다.

5. 대체 연락 방법을 촉진

많은 기업이 콜 센터를 클라우드 컨택 센터로 전환하는 이유가 있습니다. 하나의 연락 방법만으로는 더 이상 충분하지 않습니다. 음, 클라우드 컨택 센터란?, 당신이 물어? 이것은 기업이 전화, 전자 메일, 인스턴트 메시징, SMS 등 여러 가지 다른 채널을 통해 고객과 원활하게 통신할 수 있게 해주는 도구의 포괄적인 제품군입니다.

이메일은 강력한 커뮤니케이션 도구이지만 확실히 단점이 있습니다. 가장 큰 문제는 상세한 절차와 복잡한 개념을 설명해도 효과가 없다는 것입니다. 수신자를 혼란스럽게 하고, 늘어난 전자 메일의 대화에 열중해 버립니다.

긴 회신이 필요한 이메일의 경우 다른 연락 방법으로 전환하세요.이를 위해서는 옴니 채널 개선이 필요할 수 있습니다. 고객 서비스 고객이 동일한 작업을 반복할 필요 없이 다양한 채널에서 연락할 수 있도록 합니다.

정교한 아이디어를 전달하려면 전화 및 화상 채팅이 가장 좋습니다. 반대로 라이브 온라인 채팅 및 소셜 미디어 메시지는 신속한 수정에 적합합니다. 의 조사에 따르면, 콤보 박스고객 채팅봇 사용을 선호Facebook, Whatsapp 및 SMS를 이메일로 보냅니다.

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최적의 볼륨을 유지하기 위해 대체 연락 방법을 홍보하는 것은 채널 전체에서 일관되게 수행해야 합니다.예를 들어, 연락처 번호를 이메일 서명 대신 고객에게 전화를 요청할 수 있습니다.

마찬가지로 사람들이 회사 전화로 배송 또는 반품 정책 문의와 같은 FAQ를 쇄도하는 경우 대신 IVR 소프트웨어를 사용하여 웹 사이트의 FAQ로 안내할 수 있습니다. (IVR이란? 이것은 미리 정의된 규칙 집합을 기반으로 통화를 라우팅하는 자동화된 전화 시스템 기술입니다(메일 필터와 약간 유사합니다).

기본적으로 연락 방법이 많을수록 메일 처리에 소요되는 시간이 적습니다.

결론

메일에 대한 회신은 업무의 중요한 부분일 수 있지만, 경계를 설정하지 않으면 지연으로 이어질 수 있습니다. 알 수 있습니다.

그러나 루틴을 설정하면 (그리고 불쾌한 나쁜 습관의 일부를 차단하면) 메일 관리는 생산성의 일부가됩니다. 이메일 단축, 템플릿 사용, 받은편지함 정리, 대체 채널 활용 등 위의 방법 중 일부를 사용하여 이메일에 소요되는 시간을 줄이고 원하는 작업에 더 많은 시간을 지출 할 수 있습니다.

저자 약력

Richard Conn은 컨택 센터, 음성, 비디오 및 채팅 기능이 통합된 주요 커뮤니케이션 플랫폼인 8×8 수요 생성 선임 이사입니다. 공급자이기도합니다. 소규모를 위한 최고의 클라우드 전화 시스템 비즈니스. Richard는 속도가 빠르고 경쟁이 치열한 B2B 환경에서 ROI를 크게 개선한 실적을 갖춘 분석적이고 결과 중심의 디지털 마케팅 리더입니다. Richard Conn은 다음과 같은 도메인 기사도 공개했습니다. 줌 시프트 그리고 업사이드그를 확인하십시오 링크트인.

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